迫る電子帳簿保存法対応！
2022年1月1日より改正電子帳簿保存法が施行され、国税関係の帳簿・書類のデータ保存について、抜本的な見直しが行われたのをご存知でしょうか。
今回は、この「電子帳簿保存」について、しっかり理解・対策を行い、電子取引対応への準備を進めていきましょう。
1.電子帳簿保存法対応って何？
電子帳簿保存法とは、各税法で保存が義務付けられている帳簿・書類を電子データで保存するためのルール等を定めた法律です。
2022年1月から施行された改正法では、「電子取引」に関するデータ保存の義務化が盛り込まれ、話題となりました。
義務化といっても、急に対応する事が難しいという背景から、2023年12月末まで2年間に行われた電子取引については、従来どおりプリントアウトして保存しておいてもよいという猶予期間があります。
しかし、電子取引データ保存は、2024年1月からは対応が必須になりますので、今のうちから早め早めに準備しておきましょう。
2.対応していないとどうなる？こんなリスクも…
もし対応していないと、電子帳簿保存法に違反したとみなされ、罰則が科される可能性があります。電子帳簿保存法に違反すると科される罰則には、以下のようなものがあります。
1）青色申告承認の取り消し
正しい方法で国税関係の帳簿書類を保存していない場合、青色申告の承認が取り消される可能性があります。ただし、取引の事実がきちんと電子データ以外で確認される場合は、直ちに罰則は科されません。
2）追徴課税や推計課税
税務調査により、電子データの改ざんや隠蔽が見つかった場合は、通常の追徴課税35%に10%が加重された重加算税が課税されます。また、国税関係の帳簿書類に不備があったり誤記が多かったりする場合は、税務署による推計課税が行われる可能性もあります。
3）会社法により過料が科せられる場合
国税関係の帳簿書類を適切に保存しなかった場合、100万円以下の過料が科せられます。
3.対応するためには何をすれば良い？
電子帳簿保存法の改正内容を確認し、早めに電子取引のデータ保存準備をしておきましょう。では、その準備とは何をすればいいのでしょうか。
電子契約は、取引記録の保存方法が従来の書面契約と大きく異なるため、まずは取引記録を電子データで保存するときの条件やルールを知りましょう。
電子帳簿保存法では、a)電子帳簿等保存、b)スキャナ保存、c)電子取引データ保存という3つの保存方法があります。
a)電子帳簿等保存
自分が最初から一貫してコンピュータで作成した帳簿や書類をそのまま電子保存する方法です。
⇒ 一般的な会計システムで、すぐに電子化が可能。
b)スキャナ保存
書面で作成または受領した請求書・領収書をスキャンし、電子保存する方法です。
⇒ 紙の書類をスキャンして電子化・ペーパーレス化。
c)電子取引データ保存
インターネットや電子メールでの電子取引を通じ、相手側から電子データで受け取った取引記録を電子保存する方法です。
また電子取引を行う場合、相手側からメールやファイルなどで受け取った取引情報（請求書や領収書などに通常記載される日付、取引先、金額などの情報）を保存する必要があります。
⇒ 電子データでの保存が義務化され、すべての企業で対応が必要。
以上を踏まえた上で、次に実際に必要な実務対策を下記の流れで進めていきましょう。
Ⅰ.電子データで受領する場合
①現状の取引内容を整理する
電子取引の電子データ保存を実現するためには、まず、自社でどのような電子取引があるのか全て把握することが重要です。まずは、経理内で発生、管理している請求書・領収書から着手しましょう。
②電子データの保存の方法や場所を決定する
要件に従って電子データを保存するには、取引先か自社でタイムスタンプを付与するか、訂正削除の防止に関する事務処理規程によって運用するかが必要です。
保存方法は取引先ごとに自社に適した保存方法を決定しましょう。また、保存する際は、「日付・金額・取引先」での検索機能の確保が必要で、こうした作業を自社で行うには、かなりの手間がかかります。
そのため生産性の観点から、自動で検索要件を満たすことができる証憑収集・保管システムの利用をお勧めします。
③業務フローを見直し、検討する
電子データは電子データのまま保管する必要があるので、従来のように紙に印刷することなく、承認や経理に回すフローを検討しましょう。
請求書を受領した場合だけでなく、支払いや請求書発行のフローも見直しましょう。
④規定などを作成、用意しておく
制度要件を満たして保管するために、必要な規程・書類を用意しましょう。
事務処理規程を備え付けて運用する場合は、国税庁が公開しているサンプルがあるので、これを参考に規程を作成しましょう。※国税庁各種規程等のサンプルはこちら
また、保存場所としてシステムを利用する場合は、システムや使用するパソコン等の操作説明書を備え付けておくといいでしょう。
⑤関係者に周知し、運用を開始する
従業員や取引先に対して説明、周知し、要件に沿った運用を進める準備をしましょう。
Ⅱ.紙で受領する場合
①スキャナ保存制度を活用する
取引先から受領した紙の請求書・領収書は、スキャナ保存制度を活用することで、紙の原本を廃棄できます。スキャナやスマートフォンで読み取って電子化に取り組むことで、ペーパーレス化によるコスト削減に繋がります。
②書類のスキャン方法と仕分けの入力方法を決定する
書類を受領後にスキャンし、電子データを見ながら仕訳を入力することができれば、電子取引と同じフローで業務を回すことができます。
③業務フローを考える
電子取引の場合と同じように、証憑収集・保管システムを活用して、スキャンしたデータで承認や経理に回せるようフローを整えましょう。
④必要となるシステムや機器を準備する
保存要件を満たす機器やシステムを導入し、準備をしましょう。
⑤規定などを作成、用意する
要件を満たすために必要な「スキャナによる電子化保存規程」、「国税関係書類に関する事務の手続きを明らかにした書類」を国税庁が公開しているサンプルを参考にして作成しましょう。※国税庁各種規程等のサンプルはこちら
⑥関係者に周知し、運用を開始する
要件に沿った運用を進めるために、従業員に対してスキャナ保存に関する取扱ルールを説明、周知しましょう。
4.電子帳簿保存法対応しているツール・ソフト紹介
ここまででご紹介した実務対策ですが、全てを自社で対応しようとするとかなりの手間がかかります。
そこでご紹介したいのが、電子帳簿保存法に対応したツールやソフトウェアの活用です。主にクラウド上で利用されるものが多く、そのソフトウェア自体が電子帳簿保存法の要件を満たすように開発されています。
そちらを利用することで、自社の手間や負担を減らし、効率的に国税関係帳簿書類の電子化を進めることができます。
電子帳簿保存法に対応したツールやソフトウェアは、導入目的などに応じて数多く存在しています。ここでは、請求書発行システムにおいてお勧めする５つのシステムをご紹介します。
①楽楽明細
まずお勧めなのは、電子請求書発行システムである「楽々明細」。
請求書、納品書、支払明細などの帳票をWEB上で発行するクラウド型のシステムです。請求書や支払明細など、あらゆる帳票発行を自動化でき、電子帳簿保存法はもちろん、インボイス制度にも対応しています。現在ご利用中の販売管理システムからの連携も簡単で、⾃動データ連携機能もあります。また、システムが苦手な方でも直感的に操作でき、郵送と比べて早く受け取ることができるため、請求書の受取側（取引先）にもメリットがあります。
② BtoBプラットフォーム 請求書
次にお勧めするのは、導入企業75万社超のWeb請求書クラウドシステムである「BtoBプラットフォーム 請求書」。
請求書の発行だけでなく、受け取り、支払金額の通知など、請求業務全体をデータ化するクラウド請求書売上シェアNo.1のサービスです。時間・コスト・手間のかかる経理業務を大幅に改善でき、電子帳簿保存法にも対応しています。
③ナビエクスプレス
3つ目にお勧めするのは、NTTコム オンラインが手がける「ナビエクスプレス」。
請求書や支払明細書、納品書などの帳票を電子化し、Webから一斉送信できる電子帳票ソリューションです。初期導入時、配信先となる取引先のメールアドレスやFAX番号を、お客様の代わりに収集する「取引先情報の収集代行サービス」や、APIシステム連携やFAX連携、SMS連携など帳票をスムーズに自動配信するための機能が充実しています。
④Bill One
4つ目は、請求書発行だけでなく、受領にも対応した請求書プラットフォームである「Bill One」。
請求書を送る場合、メール一括発行・郵送代行に対応しており、紙の請求書もBill Oneが代理で受領してくれるため、取引先に負担をかけず、どんな請求書でもオンラインで一元管理ができます。インボイス制度の要件である適格請求書発行・登録番号紹介、更に電子帳簿保存法の要件であるタイムスタンプ・変更履歴等の保存にも対応しています。
⑤invox発行請求書
５つ目は、「請求書発行」を効率化できるクラウドサービス「invox発行請求書」。
請求データを取り込んで送信方法を指定するだけで、インボイス制度に対応した請求書を取引先の希望に合わせたフォーマットで発行できます。また、売上計上の仕訳データを生成し、オンラインバンクと連携して入金消込・督促まで自動化できます。その他、「スキャナ保存制度」「電子取引情報の保存」など電子帳簿保存法にも対応しています。
5.楽楽明細はこんなに便利！！
今回５つのお勧めをご紹介してきましたが、私たちが１番にお勧めしたいのは「楽楽明細」です。こちらをお勧めするのには、５つの理由があります。
１つ目は、請求書の他にも納品書・⽀払明細・領収書といったあらゆる帳票や、チラシ・お知らせといった書類の発送にも対応しています。
２つ目は、電子帳簿保存法が定める電子取引の要件に対応していることです。発行した電子請求書等の原本控えをそのまま電子で一元管理が可能です。
３つ目は、データの連携が簡単であることです。ご利⽤のシステム（⾃社システムや、販売管理システム等）から出⼒できる請求データを⼀括で「楽楽明細」に取り込めます。連携データはCSVデータか、PDFデータで選択できます。
４つ目は、なんと⾔っても、操作のしやすさです。請求書発⾏業務に特化していて、複雑な機能はないため、システムが得意ではない⽅でも簡単にご利⽤いただけるよう、わかりやすく直感的な操作画⾯となっています。
５つ目は、即時発行で処理が楽になります。郵送と比べて早く受け取ることができ、請求書はPDFデータだけでなく、CSVデータでも受け取ることができます。
また、過去の請求書をいつでも確認・ダウンロードできます。
「楽楽明細」の最大の特長は、請求書や支払明細書（支払通知/支払案内書）、納品書、検収書、領収書といったあらゆる帳票を電子化しWEB上で発行できることです。各種帳票を単独で発行できるだけでなく、請求書と納品書など、同時に必要な帳票を発行することも可能です。また、Web発⾏機能、メール添付機能、郵送機能、FAX送信機能の４通りの方法で発行できます。
6.まとめ
このように、「楽楽明細」は、面倒な請求書発行などの手間を「90%」削減できるため、電子帳簿保存法が定める電子取引への対応準備が簡単に行えます。
マルチスタイルでは、この「楽楽明細」を取り扱っておりますので、電子取引への対応準備で迷われている方は、是非お気軽にご相談ください。※詳細はこちら